「個人情報ファイル」とは、保有個人情報（※）を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索することができるよう体系的に構成したものです。
個人情報ファイルには、電子計算機を用いて検索することできるように構成したもの（電算処理ファイル）と、氏名等を五十音順に並べるなどして特定の保有個人情報を容易に検索することができるもの（マニュアル処理ファイル）があります。
令和５年４月１日に施行された個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）の改正に伴い、識別される個人の数が１，０００人以上のものについての個人情報ファイル簿を公表しています。
※「保有個人情報」とは、職員が職務上作成し、または取得した個人情報であって、その職員が組織的に利用するものとして、実施期間が保有しているものです。ただし、行政文書に記録されているものに限ります。